Acquisizione strutturata
Google Forms ha sostituito la trascrizione libera con un processo guidato. Le risposte arrivavano sempre con la stessa struttura e potevano essere collegate a clienti, squadre, veicoli e date.
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TRASFORMAZIONE DIGITALE END-TO-END
ERP Pulpo
Come sono passato da un'azienda senza tecnologia, coordinata per telefono e WhatsApp, a un sistema proprio che permette di conoscere la redditività reale di ogni lavoro e gestire l'operazione con molti meno passaggi.
2generazioni del sistema
4 min → 20 sper registrare un rapporto
In usoe in evoluzione continua
01 — IL PUNTO DI PARTENZA
Un'azienda che funzionava
senza sapere esattamente come.
Non c'erano sito web, database né strumenti di gestione. L'attività era coordinata tramite chiamate e messaggi, i rapporti finivano in un archivio e i numeri venivano calcolati a occhio.
L'azienda aveva conoscenza, esperienza e un modo di lavorare consolidato. Ciò che non aveva era un modo per trasformare tutta quell'attività in informazioni affidabili. Alla fine di un servizio era molto difficile rispondere a una domanda tanto semplice quanto importante:in questo bar si è guadagnato o perso denaro?
Ho deciso di coinvolgermi e costruire un sistema dall'interno. Prima di programmare ho dovuto capire il gergo, le conversioni del prodotto, gli scarti, i costi, le commissioni, le rotte e le eccezioni che conoscevano solo le persone del business.
01Rapporti cartacei
Le informazioni venivano archiviate, ma non si potevano analizzare.
02Telefono e WhatsApp
Il coordinamento dipendeva da conversazioni disperse.
03Conti a occhio
Non esisteva un calcolo coerente di ricavi, spese e utile.
04Conoscenza personale
Le regole del business vivevano nell'esperienza di poche persone.
PRIMA VERSIONEDigitalizzare prima.
Digitalizzare prima.
Complicare, mai.
La prima soluzione doveva poter essere usata da chiunque, anche senza formazione tecnica. Per questo ho costruito tutto il flusso su strumenti Google conosciuti: un'architettura semplice all'esterno, ma con molta logica di business all'interno.
FLUSSO COMPLETODal rapporto cartaceo a una decisione basata sui dati
Una base davvero utile
Il foglio di ingresso alimentava una seconda base normalizzata. Lì i dati venivano puliti, si applicavano equivalenze e si riunivano solo le informazioni necessarie per calcolare e decidere.
Regole del business
Il sistema ha incorporato le formule specifiche di prodotto, scarti, porzioni, ricavi, spese, salari, carburante e commissioni. Rilevava anche dati incoerenti perché potessero essere rivisti.
Controllo per ogni lavoro
Dal pannello si poteva aprire ogni rapporto digitalizzato, controllarne i dati e consultare un riepilogo con l'utile o la perdita stimata di quel servizio.
CRM e rotte
La stessa struttura si è evoluta per salvare informazioni commerciali dei bar e preparare le rotte dei pulperos, collegando date, squadre, veicoli e destinazioni.
Visione per la direzione
Looker Studio ha trasformato tutte quelle informazioni in una lettura direzionale. Per la prima volta l'azienda poteva lavorare con cifre coerenti invece che con approssimazioni.
COSA È CAMBIATO
L'azienda è passata dal non sapere con precisione quanto guadagnava o spendeva in ogni lavoro ad avere una base comune, rapporti digitalizzati e una lettura economica dell'attività.
SECONDA VERSIONE · ATTUALEUn ERP su misura.
Un ERP su misura.
La stessa semplicità.
Con la crescita dell'intelligenza artificiale e degli strumenti di sviluppo assistito, ho deciso di ricostruire il sistema. La nuova architettura amplia ciò che il business può fare e, allo stesso tempo, riduce lo sforzo necessario per usarlo.
NUOVO FLUSSO DEI RAPPORTIUna foto avvia tutto il processo
UN SOLO INPUT ALIMENTA
Controllo economico
Ricavi, spese e utile per lavoro.
CRM
Storico e contesto reale di ogni cliente.
Preventivi
Scenari e punto di pareggio prima di accettare.
Operazioni
Squadre, veicoli, prodotto e risorse.
Coordinamento
Calendario, attività commerciale e comunicazione connessa.
UN'INTERFACCIA COMPLETA
Potenza quando serve.
L'app web permette di rivedere rapporti, consultare dashboard, gestire clienti, preparare preventivi, amministrare persone, veicoli, prodotti e costi, e mantenere uno storico affidabile di ogni cambiamento.
WHATSAPP COME PORTA D'INGRESSO
Semplicità per il quotidiano.
La maggior parte delle consultazioni e attività abituali può partire da WhatsApp: inviare un rapporto, consultare informazioni, fare una stima o coordinarsi. Il sistema elabora la richiesta e restituisce la risposta nello stesso canale.
UN ECOSISTEMA CONNESSO
Informazioni che circolano.
L'ERP si collega al calendario e ai sistemi di coordinamento per condividere informazioni tra direzione, commerciali e squadre, oltre a supportare attività come manifesti e comunicazioni.
03 — IL RISULTATO
Da un'ora ogni fine settimana
a pochi secondi per rapporto.
10–12rapporti abituali ogni fine settimana
4 minper rapporto nel modulo precedente
20 sper fotografare e inviare ora
≈92%meno tempo dedicato a registrare ogni rapporto
Prima, i rapporti venivano archiviati senza offrire una visione d'insieme. Poi registrarli in Google Forms richiedeva circa quattro minuti per documento: quasi un'ora di lavoro ogni fine settimana. Ora basta scattare una foto e inviarla su WhatsApp.
Il risparmio di tempo conta, ma il cambiamento più prezioso è un altro: ogni rapporto alimenta un sistema che aiuta a comprendere la realtà economica dell'azienda, anticipare decisioni e coordinare meglio le persone.
04 — COSA DIMOSTRA QUESTO PROGETTO
Non ho iniziato scegliendo la tecnologia.
Ho iniziato capendo il business.
Consulenza
Entrare in un'operazione sconosciuta, ascoltare, fare domande e scoprire dove si perdono tempo e informazioni.
Disegno dei processi
Trasformare conversazioni, eccezioni e calcoli manuali in un flusso che tutto il team possa comprendere.
Ingegneria
Scegliere una soluzione proporzionata al momento ed evolverla da Google Sheets a Django, PostgreSQL e agenti.
Adozione
Costruire attorno alle persone, integrando il sistema con strumenti quotidiani come WhatsApp.
HAI UN PROCESSO SIMILE?Forse non ti serve “più software”.
Forse non ti serve “più software”.
Serve il sistema giusto.
Se la tua azienda dipende da fogli sparsi, messaggi o calcoli manuali, posso aiutarti a capire il problema e costruire una soluzione che il team usi davvero.