Captura estructurada
Google Forms sustituyó la transcripción libre por un proceso guiado. Las respuestas llegaban siempre con la misma estructura y podían relacionarse con clientes, equipos, vehículos y fechas.
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TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE EXTREMO A EXTREMO
ERP Pulpo
Cómo pasé de una empresa sin tecnología, coordinada por teléfono y WhatsApp, a un sistema propio que permite conocer la rentabilidad real de cada trabajo y gestionar la operación con muchos menos pasos.
2generaciones del sistema
4 min → 20 spara registrar un parte
En usoy en evolución continua
01 — EL PUNTO DE PARTIDA
Una empresa que funcionaba
sin saber exactamente cómo.
No había web, base de datos ni herramientas de gestión. La actividad se coordinaba mediante llamadas y mensajes, los partes terminaban en un archivador y los números se calculaban a ojo.
La empresa tenía conocimiento, experiencia y una forma de trabajar consolidada. Lo que no tenía era una manera de convertir toda esa actividad en información fiable. Al terminar un servicio era muy difícil responder una pregunta tan básica como importante: ¿en este bar se ganó o se perdió dinero?
Decidí involucrarme y construir un sistema desde dentro. Antes de programar tuve que entender la jerga, las conversiones del producto, las mermas, los costes, las comisiones, las rutas y las excepciones que solo conocían las personas del negocio.
01Partes en papel
La información se archivaba, pero no se podía analizar.
02Teléfono y WhatsApp
La coordinación dependía de conversaciones dispersas.
03Cuentas a ojo
No existía un cálculo consistente de ingresos, gastos y beneficio.
04Conocimiento personal
Las reglas del negocio vivían en la experiencia de unas pocas personas.
PRIMERA VERSIÓNDigitalizar primero.
Digitalizar primero.
Complicar, nunca.
La primera solución debía poder utilizarla cualquier persona sin formación técnica. Por eso construí todo el flujo sobre herramientas conocidas de Google: una arquitectura sencilla por fuera, pero con bastante lógica de negocio por dentro.
FLUJO COMPLETODel parte en papel a una decisión basada en datos
Una base realmente útil
La hoja de entrada alimentaba una segunda base normalizada. Allí se limpiaban los datos, se aplicaban equivalencias y se reunía únicamente la información necesaria para calcular y decidir.
Reglas del negocio
El sistema incorporó las fórmulas concretas de producto, merma, raciones, ingresos, gastos, salarios, combustible y comisiones. También detectaba datos incoherentes para que pudieran revisarse.
Control por cada trabajo
Desde el panel se podía abrir cada parte digitalizado, comprobar sus datos y consultar un resumen con el beneficio o la pérdida estimada de ese servicio.
CRM y rutas
La misma estructura evolucionó para guardar información comercial de los bares y preparar las rutas de los pulperos, relacionando fechas, equipos, vehículos y destinos.
Visión para dirección
Looker Studio convirtió toda esa información en una lectura ejecutiva. Por primera vez la empresa podía trabajar con cifras consistentes en lugar de aproximaciones.
LO QUE CAMBIÓ
La empresa pasó de no saber con precisión cuánto ingresaba o gastaba en cada trabajo a disponer de una base común, partes digitalizados y una lectura económica de la actividad.
SEGUNDA VERSIÓN · ACTUALUn ERP propio.
Un ERP propio.
La misma sencillez.
Con el crecimiento de la inteligencia artificial y las herramientas de desarrollo asistido, decidí reconstruir el sistema. La nueva arquitectura amplía lo que puede hacer el negocio y, al mismo tiempo, reduce el esfuerzo necesario para utilizarlo.
NUEVO FLUJO DE PARTESUna foto inicia todo el proceso
UNA ÚNICA ENTRADA ALIMENTA
Control económico
Ingresos, gastos y beneficio por trabajo.
CRM
Historial y contexto real de cada cliente.
Presupuestos
Escenarios y punto de equilibrio antes de aceptar.
Operaciones
Equipos, vehículos, producto y recursos.
Coordinación
Calendario, comerciales y comunicación conectada.
UNA INTERFAZ COMPLETA
Potencia cuando hace falta.
La aplicación web permite revisar partes, consultar dashboards, gestionar clientes, preparar presupuestos, administrar personas, vehículos, productos y costes, y mantener un histórico fiable de cada cambio.
WHATSAPP COMO PUERTA
Sencillez para el día a día.
La mayoría de las consultas y tareas habituales pueden iniciarse desde WhatsApp: enviar un parte, consultar información, hacer una estimación o coordinarse. El sistema procesa la petición y devuelve la respuesta por el mismo canal.
UN ECOSISTEMA CONECTADO
Información que circula.
El ERP se conecta con el calendario y los sistemas de coordinación para compartir información entre gerencia, comerciales y equipos, además de apoyar tareas como carteles y comunicaciones.
03 — EL RESULTADO
De una hora cada fin de semana
a unos pocos segundos por parte.
10–12partes habituales cada fin de semana
4 minpor parte en el formulario anterior
20 spara fotografiar y enviar ahora
≈92%menos tiempo dedicado a registrar cada parte
Antes, los partes quedaban guardados sin aportar una visión conjunta. Después, registrarlos en Google Forms requería alrededor de cuatro minutos por documento: cerca de una hora de trabajo cada fin de semana. Ahora basta con hacer una foto y enviarla por WhatsApp.
El ahorro de tiempo importa, pero el cambio más valioso es otro: cada parte alimenta un sistema que ayuda a comprender la realidad económica de la empresa, anticipar decisiones y coordinar mejor a las personas.
04 — LO QUE DEMUESTRA ESTE PROYECTO
No empecé eligiendo tecnología.
Empecé entendiendo el negocio.
Consultoría
Entrar en una operación desconocida, escuchar, hacer preguntas y descubrir dónde se pierde tiempo e información.
Diseño de procesos
Convertir conversaciones, excepciones y cálculos manuales en un flujo que todo el equipo pueda comprender.
Ingeniería
Elegir una solución proporcional al momento y evolucionarla desde Google Sheets hasta Django, PostgreSQL y agentes.
Adopción
Construir alrededor de las personas, integrando el sistema con herramientas tan cotidianas como WhatsApp.
¿TIENES UN PROCESO PARECIDO?Puede que no necesites “más software”.
Puede que no necesites “más software”.
Necesitas el sistema adecuado.
Si tu empresa depende de hojas sueltas, mensajes o cálculos manuales, puedo ayudarte a entender el problema y construir una solución que el equipo realmente utilice.